בוט לוואטסאפ לעסק: כל פנייה מקבלת מענה, גם בעשר בלילה

"היי, יש לכם זמן השבוע?" בישראל שואלים את זה בוואטסאפ, ומצפים לתשובה מהר. ב-22:40, באמצע טיפול או בנסיעה, אתם לא עונים, וזה בסדר גמור. רק שהלקוח לא מחכה. הוא שלח את אותה הודעה לעוד שני עסקים, ומי שענה ראשון מקבל את השיחה.

הבוט עונה ראשון. אתם ממשיכים את השיחה כשאתם פנויים, והפרטים כבר מחכים לכם בה.

לפעמים הרמה הראשונה מספיקה, ואז נגיד לכם את זה ונראה לכם איך להגדיר אותה לבד.

עושה:

• עונה תוך שניות, בעברית, בטון של העסק שלכם.
• עונה על שאלות שחוזרות: שעות, אזורים, מה כלול, איך מזמינים.
• שואל שאלה אחת שחוסכת לכם שיחה, למשל "מה הכי דחוף לכם?".
• רושם את הפנייה בגיליון או ב-CRM, עם שם, טלפון ומה ביקשו.
• מתאם פגישה ביומן, אם מחברים אותו.

לא עושה:

• לא נותן מחיר שלא הוגדר, ולא מתחייב בשמכם.
• לא ממציא תשובה כשאין לו מידע. הוא אומר שאדם יחזור, ומעביר אליכם.
• לא ממשיך לדבר עם לקוח שמבקש אדם.

הודעת פתיחה טובה היא שאלה אחת, לא נאום. למשל:

"היי, קיבלנו. ספרו לנו במשפט מה הכי מעכב אתכם עכשיו: אתר, פניות או משהו אחר?"

ולא: "שלום רב, תודה על פנייתך. נציג יחזור אליך בהקדם האפשרי." הגרסה השנייה נשמעת כמו מוקד, ולא נותנת ללקוח סיבה לענות. השאלה הראשונה נותנת לו משהו קל לענות עליו, וזה כבר תחילת השיחה.

1. רשימה של השאלות שחוזרות אצלכם, גם אם היא בראש שלכם. נשאל אתכם, ונכתוב אותה יחד.
2. התשובות: שעות, אזורים, מה כלול, מה לא, ואיך מזמינים. מה שאין לו תשובה, הבוט מעביר אליכם.
3. לאן הפניות הולכות: גיליון, CRM, או פשוט הודעה אליכם.
4. מתי אתם רוצים לקבל את השיחה: בכל פנייה, רק בדחופות, או רק אחרי שהבוט אסף פרטים.

מכאן אנחנו כותבים את הבוט, בודקים אותו על עשרות הודעות לדוגמה, ומריצים שבוע שבו אתם רואים כל תשובה לפני שהיא יוצאת.